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WEDDING
L'IMPORTANZA DELLA LOCATION E DEL PIANO B
28 Aprile 2021
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La variabile imprevedibile è il tempo


16 Luglio, un sole meraviglioso. Un controllo veloce ai furgoni caricati la sera precedente e partiamo. Arriviamo in location in perfetto orario. Guardo il meteo che con un ghigno dice: h 16.00 Temporali. Ore 9.00 Alzo lo sguardo verso il cielo: sole splendente. Il rito è alle 16.30. Chiamo la sposa e comunico nuovamente la mia preoccupazione. Propongo il piano B e lei mi risponde: "No Viola, c'è un sole meraviglioso!".

È stato più o meno all'inizio della mia carriera. Lavoravo in proprio da qualche anno (forse era il terzo o il quarto anno) ma segnò profondamente il mio modo di agire. Dopo il primo incontro conoscitivo con gli sposi, decidemmo di lavorare insieme. Avevano già scelto la location ed erano molto entusiasti! Andai a fare un primo sopralluogo. Una location nuova per me, davvero graziosa, immersa nei campi di grano. Mi accolse il direttore. Entrammo nella sala e subito mi accorsi che, per il numero di invitati, lo spazio era davvero limitato. Sollevai la questione e il direttore mi disse di stare tranquilla, che lì ci sarebbero entrati. Insisto con il contrario e lui replica che gli sposi avevano, oltretutto, deciso di sviluppare la cena all'esterno.

Io: “Se piove?”

Il direttore: “Beh, se piove c'è il porticato che può contenere il numero degli invitati”.

Io: “Mmm, non ne sono così convinta!”

Il direttore: “No Signorina, si sbaglia, positività!”

Chiedo, per tutta sicurezza, le planimetrie per studiare e progettare un piano B. Dalla nostra simulazione venne fuori che la capienza della sala non era soddisfacente. E nemmeno quella del porticato.

Dopo aver comunicato le nostre perplessità agli sposi, con il loro assenso, abbiamo proseguito con la progettazione preparando tre soluzioni: una esterna come speravamo, una sotto il porticato (dove eventualmente in caso di pioggia erano previsti aperitivo e dolce) e una interna. Tutti e tre i progetti presentavano una disposizione differente di tavoli e di posti a sedere quindi preparammo tre tableau.

Solitamente un WP guarda in media almeno una ventina di volte al giorno il meteo, per una quindicina di giorni precedenti l'evento. Non fui da meno. Quella mattina guardai il meteo continuamente e diceva sempre la stessa cosa: alle ore 16, temporali. Certo è che c'era davvero un sole meraviglioso.

In un secondo momento arriviamo dove era previsto il rito, tra l'altro all'aperto. Scarichiamo sedie, cuscini, fiori e tutto l'occorrente per l'allestimento. Montiamo per tutta sicurezza anche delle coperture per riparare dal sole o da un'eventuale pioggia.

Lascio una squadra in location, una sul luogo della celebrazione e vado a consegnare il bouquet. L'incontro con la sposa è sempre emozionante! Lei ti guarda come una sorta di eroina della mitologia greca, pronta a salvare la situazione di panico totale scesa sulla casa. E tu, come una madre amorevole, sei pronta a dare conforto e sicurezza. Dopo aver sistemato un po' di cose e dopo la "vestizione", quando gli animi si distendono e lasciano il passo all'euforia del momento, risollevo la questione del piano B.

Insieme chiamiamo lo sposo e niente, entrambi sono decisi a rischiare contro la mia volontà.

Ore 15.00, ritorno sul luogo del rito per gli ultimi dettagli.

Alzo gli occhi al cielo: qualche nuvola.

È tutto pronto.

Arriva lo sposo. Le nuvole sono in aumento. Chiedo nuovamente se sono sicuri, perché io non lo sono per niente e vorrei attuare il piano B. Niente da fare.

Arriva la sposa, inizia la celebrazione. Penso: è andata!

Lascio la funzione e mi avvio verso la location. Per strada, improvvisamente, casca giù il mondo! Ebbene sì, perché se fosse stata la pioggia ero pronta. Signori e Signore si trattava di grandine!

Con moltissima difficoltà arriviamo in location dove trovo tutto il personale, compreso i cuochi a spalare grandine dal porticato! Un lungo e silenzioso sguardo, tra me e il direttore, come a dire: "Te l'avevo detto! Ma non dissi nulla, non una parola”.

In men che non si dica, attuiamo il piano B, giocando a Tetris, come da progetto. Il porticato era completamente allagato e ci pioveva anche dentro, ma non avevamo molta scelta: l'accoglienza andava fatta lì. Chiamo la squadra che era sul luogo della celebrazione e niente, nessuno sconto, la tempesta aveva travolto tutto e tutti! Abbiamo buttato via sedie e coprisedie, tessuti, tendaggi, tappeti... tutto completamente andato.

Di seguito, recuperammo i tempi attuando il piano B in ogni dove e seppur con una molteplicità di difficoltà tutto venne realizzato nei migliori dei modi.

Cosa mi ha insegnato quest'esperienza?

Che affidarsi alla divina provvidenza non sempre funziona e in caso di dubbio, tirarsi sempre indietro mettendo in atto il piano B. Meglio un piano B ben pianificato che rischiare di prendere pioggia nel bel mezzo di un evento creando innumerevoli disagi agli operatori e agli invitati per poi accontentarsi di un piano B d'emergenza.

La location ha un ruolo fondamentale. Avvaletevi di un supporto tecnico che vi garantisca la capienza e la gestione dell'evento. Anche in piena estate possono verificarsi condizioni meteo avverse: pioggia, vento, un brusco calo di temperature, grandine. Non sottovalutate questo aspetto.

Se scegliete di farvi seguire da un Wedding Planner, affidatevi alla sua esperienza, senza intestardirvi ed è consigliabile contattarlo prima di scegliere la location, vi saprà indirizzare al meglio.

Ricordate sempre che in un matrimonio una sola cosa è ingestibile: il TEMPO.

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